Ti è mai capitato di avere la sensazione che ci sia troppo da fare e troppo poco tempo per farlo? Se agenda e to do list ti danno il mal di mare, sei nel posto giusto: questa è la tua scialuppa di salvataggio!

Le to do list svolgono un ruolo fondamentale, ci aiutano ad organizzare la giornata e a non dimenticarci di cosa dobbiamo fare, ma vedere tutti quei compiti scritti lì uno in fila all’altro può diventare un vero incubo.

Può succedere di avere la sensazione di girare a vuoto, di fare un sacco di cose senza mai raggiungere dei risultati concreti. Per evitare questa sgradevole sensazione basta usare le regole smart.

Gli animali sono più smart degli esseri umani

Da piccoli ognuno di noi doveva seguire delle regole. Genitori ed insegnanti ci dicevano cose del tipo:

  • Non mangiare le caramelle prima di cena
  • Non correre con le forbici in mano
  • Riordina le tue cose quando hai finito di giocare

Le regole sono strumenti potenti: crescono i bambini, tengono in piedi le società, mantengono vive le tradizioni ma, nonostante ciò, vengono spesso sottovalutate.

Persino gli animali gestiscono le loro vite grazie all’impiego di semplici regole. Gli scienziati chiamano questo fenomeno intelligenza collettiva o comportamento emergente.

Un esempio di comportamento emergente è spesso osservabile nei cieli autunnali, quando gli uccelli si riuniscono in stormi per cominciare la loro migrazione verso luoghi più caldi. Ogni singolo uccello rispetta una piccola serie di semplici regole. Ma tutti assieme, gli uccelli formano un organismo intelligente e resiliente. La stessa cosa vale per le colonie di formiche o per i banchi di pesci.

L’idea che delle piccole regole possano essere così potenti mi ha affascinata e così ho pensato…magari delle piccole regole potrebbe aiutare anche me nella mia routine!

Il mio esperimento

Ho scritto i tre problemi principali che riscontro quando devo scrivere per il mio magazine digitale. Per ogni problema ho inventato una regola che contrastasse il problema stesso.

Problema 1 – Multi-Tasking

Quando lavoro al magazine mi capita spesso di passare da attività di marketing alla creazione di contenuti, il che è estenuante ed improduttivo.

Regola Smart 1 – Durante la settimana mi concentro su attività di marketing e raccolgo idee per i contenuti che voglio pubblicare. Durante il weekend mi occupo della parte creativa: scrivo e creo contenuti.

Questa regola è facilmente spiegabile: scrivere richiede energia creativa ed un ambiente tranquillo. Queste sono condizioni che trovo durante il weekend. Al contrario, trovo più facile incastrare le attività di marketing durante il corso della mia frenetica settimana lavorativa.

Problema 2 – Overload di informazioni

Consumo troppe informazioni e so che non va bene. Quando comincio a leggere un nuovo argomento, per esempio “marketing per LinkedIn”, voglio sapere tutto di quell’argomento anche prima di mettere in atto ciò che ho già appreso. Il risultato è che mi viene una sorta di paralisi da informazioni e comincio a procrastinare.

Regola smart 2 – Cerco nuove informazioni solo quando riscontro un problema effettivo (ad es. troppi pochi commenti ai miei post su LinkedIn). Se questo accade, leggo un massimo di tre articoli o risorse utili sul web. Poi applico immediatamente queste nuove conoscenze per almeno una settimana. Se ancora non ottengo risultati migliori, ripeto il processo.

Problema 3 – Work-Life-Balance

Lavorando ai miei articoli ogni giorno il rischio è quello di perdere l’entusiasmo e la passione. Mentre invece si è molto più produttivi quando si riesce ad avere un buon equilibrio lavoro-vita privata.

Regola Smart 3 – Lavoro alla mia rubrica solo 5 giorni a settimana. Il resto dei giorni mi rilasso o lavoro ad altri progetti.

Work Smarter

I miei (sorprendenti) risultati 

Sebbene le mie regole sembrassero banali, ho deciso di rispettarle per diverse settimane. Ora, non voglio fare promesse che non posso mantenere, ma questi sono stati i miei risultati:

  • Maggiore produttività: seguendo queste regole, sono riuscita a fare tutto quello che dovevo. Ho finito gli articoli che dovevo scrivere e ho cominciato ad implementare le strategie di marketing in una maniera più costante ed efficace.
  • Motivazione: ho sentito di poter tirare un respiro di sollievo e di conseguenza ho cominciato a prendere decisioni migliori, il che mi ha resa più organizzata e motivata.
  • Una visione migliore: una volta sistemati i task giornalieri (scrittura e marketing) ho avuto più spazio mentale per pensare ad una strategia di lungo temine.

Com’è possibile che tre semplici regole abbiano fatto una tale differenza?

La scienza dietro alle Regole Smart

In termini matematici, le regole riducono la complessità. Questo fatto può essere illustrato con un semplice esempio.

Immagina di avere 4 task differenti (A, B, C e D) e che tu li possa eseguire in qualsiasi ordine. Quante possibilità avresti?

Beh, ci sarebbero 24 diverse possibilità di organizzare i 4 task.

ABCD, ABDC, ACBD, ACDB, ADBC, ADCB,
BACD, BADC, BCAD, BCDA, BDAC, BDCA,
CABD, CADB, CBAD, CBDA, CDAB, CDBA,
DABC, DACB, DBAC, DBCA, DCAB, DCBA.

Ora aggiungiamo due semplici regole:

  1. Il task C deve essere eseguito sempre subito dopo il task B
  2. D deve sempre essere l’ultimo task

Quante combinazioni sono possibili adesso? Sorprendentemente soltanto 2: ABCD e BCAD. Due semplici regole hanno ridotto la complessità più del 90%.

La scienza dietro le regole smart

Adesso tocca a te!

Le regole smart sono particolarmente efficaci in ambienti complessi e frenetici. In ambienti del genere non esiste una soluzione univoca e perfetta per completare i task. Al contrario è necessario gestire numerose attività in un unico momento.

La routine lavorativa è un ottimo esempio, dobbiamo analizzare problemi, creare soluzioni, parlare con clienti, rispondere alle e-mail, aggiornarci costantemente. Non esiste una soluzione facile per riuscire a stare dietro a tutto. È più una questione di seguire il flusso.

Una volta che hai deciso dove provare ad applicare le tue Regole Smart, la prima cosa da fare è definire quali sono concretamente i problemi che riscontri. Per esempio, nella mia routine lavorativa io riscontro i seguenti problemi:

  • Gestire allo stesso tempo diversi progetti
  • Troppe e-mail/messaggi/notifiche
  • Meeting poco produttivi

Dopo aver definito il problema è molto più facile trovare una regola smart che lo contrasti. Per la mia esperienza le regole devono avere tre caratteristiche:

  1. Facile

Le regole smart non dovrebbero farti pensare troppo. Se la tua regola non è semplice, finirai per non rispettarla. Le regole smart devono essere facili da formulare e da applicare.

  1. Incorporabile

Se le tue regole smart si discostano troppo dalle tue abitudini, non le rispetterai. Una regola smart si deve adattare bene al tuo ambiente. Ad esempio, non creare sofisticate regole mattutine se non sei una persona che ama alzarsi presto.

  1. Smart

Se osservi le regole che ho creato per la mia routine, noterai che vanno a contrastare proprio le mie debolezze. A questo ho aggiunto delle nozioni di base di psicologia e produttività. Per esempio, ho creato la prima regola sulla base del fatto che è risaputo che il multitasking è inefficiente.

Risolvere i problemi con le Regole Smart

Il potere dei template

Se trovi difficile stabilire le tue regole smart, puoi utilizzare uno dei miei template. Finora ne ho identificati tre:

Template 1. Regola Sequenziale

  • Questa settimana mi concentro sul progetto A, la prossima sul progetto B.
  • Svolgo le attività di marketing durante la settimana e scrivo gli articoli durante il weekend.

Template 2. Regola Temporale

  • Controllo le mie email due volte al giorno.
  • Lavoro al progetto 5 giorni a settimana.

Template 3. Regola Condizionale

  • Ogni volta che partecipo ad un meeting, prendo appunti.
  • Cerco nuove informazioni solo quando effettivamente riscontro un problema.

In aggiunta esistono tantissimi strumenti digitali che possono aiutarci ad organizzare al meglio la nostra giornata. In questo modo avrai molto più spazio mentale per concentrarti sulle cose davvero importanti come gli aspetti creativi del tuo lavoro, nuovi progetti o magari anche quegli hobby di cui ti eri quasi dimenticata.

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