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Smart Working: i tools per il lavoro agile

Definisci il tuo 2021 lavorativo in una (due) parole: smart working. Dal 2020 cause di forze maggiori hanno fatto sì che lo smart working, da modalità di lavoro prediletta dei freelance sia diventata un’abitudine lavorativa che oggi interessa sempre più persone e aziende. Il contesto porta a limitare gli spostamenti, il lavoro giornaliero è sempre più lontano dalla sede fisica dell’azienda, mentre il “lavoro da casa” diventa sempre più il new normal.

L’emergenza COVID-19 che stiamo affrontando oggi ha fornito l’opportunità a molti lavoratori e imprenditori di immaginare la possibilità di un modo diverso di organizzare il lavoro.

Oggi migliaia di aziende e lavoratori devono trovare soluzioni semplici e funzionali per avviare il lavoro da remoto. Le aziende più grandi e strutturate si sono dotate di strumenti professionali o suite dedicate, per freelance nulla è cambiato anzi è aumentata la disponibilità di tool e app per monitorare la propria attività.

Come gestire al meglio il vostro lavoro agile? In questo articolo vediamo una serie di tools ai quali affidarsi per fare smart working in modo efficace ed efficiente.

 

Smart Working_ lavoro da casa

Smart Working: le app per il lavoro agile

Che cosa è lo Smart Working?

Lo Smart Working è una filosofia manageriale fondata sulla restituzione al lavoratore di autonomia e flessibilità nello scegliere il luogo, l’orario di lavoro e gli strumenti da utilizzare, a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. “Smart” fa riferimento proprio alla finalità di migliorare la produttività grazie alla conciliazione dei tempi di vita e lavoro.

 

La definizione è molto semplice quanto esaustiva, ma in epoca Covid-19 quello che molti definiscono Smart Working in realtà è telelavoro: caratterizzato da una maggior rigidità in termini di orari (più rigidi) e che rispecchiano quelli stabiliti nel caso di lavoro in azienda; con la differenza che, il lavoratore ha una postazione che si trova in un luogo diverso da quello aziendale.

Equilibrio tra lavoro e vita privata in smart working: come fare? Ne abbiamo parlato qui.

Secondo i dati riportati dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2020 la pandemia ha portato più del 97%  delle grandi imprese ad agevolare il lavoro da remoto, stessa logica seguita dal 94% delle pubbliche amministrazioni italiane e dal 58% delle PMI, per un totale di 6,58 milioni di lavoratori agili, circa un terzo dei lavoratori dipendenti italiani, oltre dieci volte più dei 570mila censiti nel 2019.

Il maggior numero di smart workers lavora nelle grandi imprese, 2,11 milioni, 1,13 milioni nelle PMI, 1,5 milioni nelle microimprese sotto i dieci addetti e infine 1,85 milioni di lavoratori agili nelle PA.

Se il contesto attuale ci porta a sperimentare nuovi modi di lavorare, cambiamenti di processi, luoghi e tempi di lavoro, è naturale che a cambiare siano anche le esigenze dei lavoratori. Come fare, ad esempio, a non lasciarsi distrarre? Come creare un flusso di lavoro organizzato? Quali sono i tools indispensabili per poter svolgere le proprie mansioni smart al meglio?

I tools indispensabili per lo smart working

Partiamo dalle basi: Google Workspace in un’unica Suite di prodotti con tutti i migliori strumenti come Google Calendar, Google Docs, Google Sheets e Google Drive.

Google calendar indispensabile per l’organizzazione giornaliera: appuntamenti e meeting programmati in un planning settimanale così da avere sempre sott’occhio l’organizzazione pratica delle giornate.

Google Sheets e Google Docs, le stesse funzionalità di Excel, e Word in un unico link, che si salva in cloud e si condivide con un click.

Google Driveça va sans, tutti i documenti in condivisione con i colleghi di lavoro.

TOOLS PER MEETING

Smart working task managementDove condurre riunioni online e video conferenze? Sono molto e differenti le piattaforme che permettono di realizzare riunioni virtuali. Ecco alcune soluzioni che facilitano l’interazione durante i meeting virtuali grazie alla possibilità di condividere lo schermo, scambiare documenti e inviare messaggi con gli altri partecipanti

TOOLS PER BRAINSTORMING

Le mappe mentali sono un elemento fondamentale da cui partire per porre le basi di un nuovo progetto, il brainstorming facilita la condivisione di idee, pensieri e proposte liberamente dando spesso vita a strategie aziendali originali, vincenti e spesso inconsuete. Un brainstorming permette di:

  1. individuare nuove idee e nuovi progetti;
  2. avviare strategie di marketing e comunicazione;
  3. mettere a fuoco un bisogno ed individuarne risposte contestuali per il target di riferimento;
  4. elaborare un business plan innovativi.

Se fino a qualche tempo fa una lavagna e un pennarello bastavano per mettere a fuoco tutte le questiono, oggi diversi tool digitali ci vengono in supporto. Quali sono le caratteristiche essenziali per un tool di brainstorming? L’interfaccia, la facilità di utilizzo e la libertà espressiva diventano variabili fondamentali da prendere in considerazione.

TOOLS PER IL TASK MANAGEMENT

Sopratutto in tempi di smart working la produttività aziendale deriva da un’efficiente pianificazione del lavoro. Quindi, come agevolare il lavoro in team? Come monitorare il tempo allocato per ogni attività? Anche qui, diversi software per il task-management ci corrono in soccorso e permettono di tenere traccia di tutte le attività. Ogni cliente può essere associato ad un progetto, quindi ad un team e quindi assegnare task ai vari componenti. Il risultato è una bacheca completa di tutte le attività suddivise per task con descrizioni, commenti, la possibilità di allegare file.

TOOLS PER IL TIME MANAGEMENT

Come avere un report completo con le tempistiche allocate per le attività di ogni cliente? Utilizzando un tool per il time management attraverso cui è possibile monitorate le tempistiche legate ad ad ogni task e pianificare la bacheca per Task/Progetto/Cliente.

TOOLS TO-DO-LIST

Ad un certo punto della giornata, tra meeting e urgenze improvvise si rischia di perdere di vista le attività prioritarie. Ecco una lista di tool funzionali e pratici per mettere in chiaro la  to-do-list e organizzare al meglio tempistiche e impegno.

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